Beheert u echt verandering, transformeert u uw organisatie of volgt u een projectmanagementproces? Projectmanagementvaardigheden zijn in alle gevallen zeer effectief.
Verandermanagement als transformatieagent
Bigstock
Gedurende mijn carrière heb ik deel uitgemaakt van verschillende verandermanagementinitiatieven (of projecten) waarbij bedrijven een bewuste inspanning hebben geleverd om specifieke strategische plannen te implementeren die enige impact hadden op de organisatie.
In sommige gevallen waren de wijzigingen goed gedefinieerd en was de bedoeling duidelijk; het probleem zat echter in de implementatie en, belangrijker nog, de duurzaamheid van de verandering.
In andere gevallen kozen de bedrijven ervoor om geen structurele veranderingen door te voeren, maar zich te concentreren op het verbeteren van bestaande processen in een poging om de operationele prestaties te verbeteren. Hierbij ging het om het herkennen en opnieuw doorvoeren van de gewenste veranderingen.
Een van de bedrijven besloot bijvoorbeeld een nieuw thuiswerkbeleid te implementeren op hun wereldwijde locaties. Het oorspronkelijke idee was om het beleid op een uniforme manier over locaties toe te passen; dit bleek echter al snel onhaalbaar vanwege de grote verschillen in arbeidswetten, het vakbondssegment van de beroepsbevolking en de beschikbaarheid van betrouwbare, snelle internetverbindingen, om er maar een paar te noemen.
Het verandertraject bleek een enorme onderneming met veel maatwerk. Het duurde ook veel langer om te implementeren, niet alleen om culturele redenen maar ook om intergenerationele redenen, aangezien de babyboomers en Gen X de neiging hadden om zoveel mogelijk persoonlijk werk te verkiezen.
De geïdentificeerde verandering was een specifieke verandering in het HR-beleid, maar vanwege de aard van de verandering was het eigenlijk een complete organisatorische transformatie.
In de steeds instabieler wordende wereld van vandaag is verandermanagement op een hoger plan gekomen, waarbij veel bedrijven specifieke teams voor verandermanagement of organisatorische transformatie hebben toegewezen om veel problemen aan te pakken, zoals:
- Sociale ongelijkheid/inclusie
- Klimaatverandering; geopolitieke instabiliteit
- Technologieën (AI)
- Intergenerationele en interculturele factoren, balans tussen werk en privéleven
Hoe het ook zij, verandering is het nieuwe normaal en succesvolle bedrijven moeten een duidelijke, toekomstgerichte strategie hebben om op de lange termijn te kunnen overleven.
Veranderinitiatieven beheren als projecten
Bigstock
Bij het implementeren van veranderingsinitiatieven zijn er veel bewegende delen die moeten worden beheerd, overwogen en geaccepteerd. Dit houdt ook een volledig begrip in van de zakelijke context van de gewenste verandering, de mensen die de verandering moeten adopteren, evenals de economische impact van de verandering.
Als het bekend klinkt, sluiten deze elementen nauw aan bij scope, stakeholdermanagement en kostenbeheersing, drie van de kennisgebieden van het projectmanagementvak.
Dit is waarom ik geloof dat initiatieven voor verandermanagement:
- Beschouwd als een project
- Beheerd door een projectteam (toegewijd waar mogelijk)
- Ondersteund door de belangrijkste belanghebbenden
Op deze manier worden de belangrijkste gebieden die van invloed zijn op het succes van de implementatie beheerd door een team dat deze vaardigheden al in hun dagelijkse werk gebruikt: reikwijdte, risico, kostenbeheersing, communicatie, kwaliteit, inkoop, enz.
In het huidige klimaat kan ik niet genoeg benadrukken hoe belangrijk het is om DE belangrijkste bedrijfshulpbron te beheren: de MENSEN!
Succesvolle implementaties houden rekening met:
- Medewerkertevredenheid/risico op verloop (brain drain)
- Bedrijfscontinuïteit behouden
- Bedrijfsimago beschermen
- Duurzaamheid van de verandering
Alleen omdat het project de “Go Live”-fase heeft overschreden, wil nog niet zeggen dat de wijziging volledig is doorgevoerd! Soms kan het jaren duren voordat de training, acceptatie en gewenste productiviteit in de hele organisatie volledig zijn bereikt, dus zorg ervoor dat een duurzaamheidsteam zo lang als nodig is ‘op afroep’ blijft.
Daarom is het super belangrijk om te bepalen of de uitrol top-down of bottom-up zal zijn (communicatie en stakeholdermanagement!).
Veranderinitiatieven kunnen echt heel succesvol zijn als je al deze bewegende delen echt beheert!
Management of Change (MOC) is geen verandermanagement
Bigstock
Onlangs werkte ik samen met een bedrijf dat de term ‘het managen van een verandering’ vaak gebruikte om van toepassing te zijn op vrijwel elke verandering die ze dagelijks tegenkomen. Ik hoorde de term worden toegepast wanneer een operationeel probleem niet volgens plan verliep, wanneer een medewerker een specifieke veiligheidsprocedure niet volgde en wanneer de financiële afdeling een bepaalde kost naar een nieuwe rekening in het grootboek verplaatste.
Hoewel je zou kunnen stellen dat het verwerken van dergelijke situaties een soort veranderingsmanagement zou zijn, is de term zelf eigenlijk een projectmanagementconcept dat van toepassing is op verschillen tussen gebudgetteerde of baselinetaken versus wijzigingen die worden voorgesteld door interne afdelingen, externe klanten en derde partijen. partijen.
Gebrek aan naleving van bedrijfsprocedures is geen management van verandering; het is zeker iets dat moet worden onderzocht en zou deel moeten uitmaken van de prestatie-evaluatie van een werknemer.
Wat is dan management of change?
In de energiesector vervaardigen leveranciers van apparatuur producten zoals kleppen, buizen, fittingen of andere industriële artikelen die onderworpen zijn aan inspectie door de klant. Tijdens de biedingsfase wordt de reikwijdte van de inspectieactiviteiten bepaald en overeengekomen voorafgaand aan de ondertekening van het contract. Als de klant na de ondertekening van het contract besluit de inspectiecriteria te wijzigen door te eisen dat er strengere specificaties worden gevolgd, of zelfs de mogelijkheid om de lopende productieactiviteiten te stoppen wanneer dit niet is overeengekomen, dan zou dit een management of change (MOC)-gebeurtenis vormen .
MOC’s zijn de nachtmerrie of KANS van elke projectmanager!
Verandermanagement is een van die lastige, ontwrichtende onderwerpen waarvoor:
- Een solide work breakdown structure (WBS) en gedetailleerde planning
- Een nuchtere strategie
- Inbedding van de projectrisico’s
- Afstemming met sales en de belangrijkste stakeholders
Sommigen zouden zeggen dat het zijn eigen kennisgebied is…
Hoe het ook zij, het volgen van een robuust MOC-proces zal de kans op succes van het project aanzienlijk vergroten, inclusief een beter resultaat.
Is dit verandermanagement of verandermanagement?
Bigstock
Bij het demystificeren van het verandermanagement versus het beheer van verandering, kunnen we onszelf een aantal vragen stellen om niet alleen te bepalen welke van toepassing is, maar ook hoe we ze moeten beheren.
- Wat is de aard van de verandering? Het is een proces, een initiatief, projectgerelateerd scope-element?
- Waarom de verandering? Is het filosofisch, economisch gedreven, een regelgevende vereiste?
- Wanneer moet de wijziging doorgevoerd worden?
- Voor wie heeft de wijziging gevolgen?
- Waar wordt de wijziging doorgevoerd? Over afdelingen, divisies, locaties, etc. heen?
- Hoe wordt de verandering beheerd? Top-down, bottom-up, inside-out, outside-in?
Hoewel veel van deze vragen vrij voor de hand liggend lijken, zou je versteld staan van het aantal bedrijven dat deze specifieke vragen niet echt stelt.
Als algemene regel heb ik geconstateerd dat deze vragen en de daaruit voortvloeiende acties het best kunnen worden gedekt door een formeel projecthandvest uit te geven, waarbij de belangrijkste belanghebbenden hun individuele handtekening plaatsen als blijk van betrokkenheid, maar ook om aan te tonen dat ze het veranderingsproject volledig begrijpen.
Na goedkeuring van het projectcharter worden de belangrijkste resultaten en doelstellingen (OKR’s) of KPI’s formeel uitgegeven en opnieuw ondertekend door dezelfde belanghebbenden die het projectcharter hebben gevalideerd.
Het projectuitvoeringsplan wordt vervolgens uitgegeven met de bijbehorende taken die moeten worden voltooid met de overeengekomen baselinedata die in het charter zijn vastgelegd. Elke afwijking van deze taken zou dan een veranderingsmanagement of MOC-gebeurtenis genereren, in klassieke termen van projectmanagement.
Voor kortetermijn- of kleine scopewijzigingen kunnen deze tools worden opgeschaald of zelfs worden teruggebracht tot checklists, zodat een agile mindset de overhand krijgt en een zwaar, bureaucratisch proces wordt vermeden dat niet goed wordt ontvangen.
Projectmanagement en verandermanagement zijn daarom intrinsiek met elkaar verbonden, maar gebruiken verschillende strategieën en technieken om hun doelen te bereiken. Het gebruik van projectteams om beide te managen is een zeer effectieve manier om de kans op succes van de organisatie te vergroten.
Van uw site-artikelen
Gerelateerde artikelen op internet
